Каждому сотруднику заведите отдельный вход — имя, e-mail и пароль ниже. Сотрудник входит на странице входа под этим e-mail и паролем и работает в общей ленте, доске закупок и поисках вашей компании. Пароль передайте ему сами (например, в мессенджере). Так у каждого свой доступ — не нужно делить один логин на всех.
Карточки товара для сверки с позициями закупки (движок сверки характеристик). Хранятся на сервере, привязаны к компании — доступны с любого устройства под вашим входом.